从上世纪90年代开始，Windows的版本就没有专门针对日常办公的打印和传真等任务进行革命性的创新。在当年的很多业界人士看来，大家热衷谈论的是无纸化办公浪潮的到来，依靠传统的纸张传递内容进行运营似乎已经日渐式微。无纸化办公，电子阅读等口号越教越响。然而到了今天，大部分的公司依然离不开纸张，更多的用户也没有习惯完全依靠电子阅读，越来越多的业界人士已经务实地进行着传统业务和现代电子商务运作的结合。微软在日常办公领域上的应用，在这种统一应用的大潮流下，也放弃了单调的功能变化，在Vista中添加了一些跟传统办公相结合的新特性。
在这些新特性中，最令人瞩目的是全新的文档格式——XPS。用户能够将任何屏幕上显示的内容转换成为这种格式的文档，微软称这种文档格式更容易阅读，能够通过数字签名和权限管理保护文档的安全性。这种文档会完全保留原始资料格式，由于为了完全忠实地再现原始的文字和图片，因此XPS文档不会支持脚本和宏，对于很多一直害怕感染宏病毒的用户来说，这是一种安全性较高的文档格式。
当然，使用XPS文档的最大好处是它能支持矢量图，也就是文档即使被放大很多倍，也不会出现模糊的锯齿情况。当商业用户需要输出比较高质量的文件时，它就能清晰打印出来，做到所见即所得。其实一个XPS文档就是一个添加了页码的基于XML格式文件。也就是说XPS文档可以充当打印机的页面描述语言（page description language ），它不需要打印机专用语言的中间转换，所以打印的可靠性、精确度以及速度更高。
为了推广XPS文档格式，微软在Vista中苦心做了很多铺垫，例如让用户通过任何一个Win32应用程序创见XPS文档，以及用IE即可阅读XPS文档等等。当不少商业用户习惯了DOC文档以后遇到XPS文档，到底会不会立马喜欢上这种便于打印的格式？相信这会是一个双手护搏的有趣命题。
除了XPS文档以外，微软还增强了传真扫描的使用功能。新的传真和扫描特性支持多用户帐号，这对几个员工共用一台PC来说各自组织归类文档比较实用。在传真功能里面，微软的人机操作设计跟outlook电邮添加附件相似，用户只需要选择一个传真模板，输入对方的传真号码，在再添加上用户想传真的文件就行了。而扫描功能相对于以前的版本，得到的改进最大。首先，Vista设置了一键扫描功能，主要迎合办公紧张的用户尽量快捷地简化工作。第二，扫描功能允许用户创见多种不同扫描的配置，这样当用户扫描不同类型的文档和图像时候不需要频繁设置扫描参数。第三，Vista的扫描支持网络扫描，也就是多台电脑可以通过网络来共享扫描仪进行打印。第四是扫描好的文件管理也较以前方便管理，右击鼠标完成电邮或者传真工作。
在Vista之前的Windows版本，微软并没有过多考虑纸张处理工作的问题，因此扫描仪只能连接单机打印等问题已经显示出微软对这些现象并没有过多关注。然而当微软认识到诸如传统通讯跟IP通讯的融合是一个不能逆转的历史进程一样，有纸和无纸化的工作的融合也是不可逆转，微软就试图解决这个融合过程中的种种缝隙。这种融合工作貌似简单，然而不同商业公司不同运作的复杂商业模式决定了这不会是一个简单的工作。微软在Vista中设置了XPS文档、传真扫描功能，只是间接重新承认了这个融合问题的重要性，而进一步要让办公用户的办公流程更简便，微软还有很多研究工作需要做。
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